KOMUNIKASI, TEAM WORK DAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN DALAM ORGANISASI

Hai guys, ketemu lg dgn saya. Maaf saya jadi pindah blog, karena ternyata di blog yg sebelumnya jika ingin membuat post baru lagi harus membayar upgrade, jadinya saya pindah ke sini :). jika ingin berkunjung ke blog lama saya, klik disini.

Baiklah, kali ini saya akan membahas tentang Komunikasi, Team Work, dan Pengambilan Keputusan dalam Organisasi.

Seperti yg kita tahu, komunikasi sangat berperan penting dalam organisasi, agar organisasi tsb bisa men-syncronize apa-apa saja yang akan dilakukan. Mari kita lihat satu per satu:

       Pengertian dan Arti Penting Komunikasi 

Berikut pengertian komunikasi dari berbagai sumber:

• Komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi antar individu melalui sistem yang biasa (lazim) baik dengan simbol-simbol, sinyal-sinyal, maupun perilaku atau tindakan.

• Komunikasi adalah suatu proses penyampaian dan penerimaan pesan atau informasi diantara dua orang atau lebih dengan harapan terjadinya pengaruh yang positif atau menimbulkan efek tertentu yang diharapkan. Komunikasi adalah persepsi dan apresiasi.

• Komunikasi adalah sesuatu hal dasar yang selalu dibutuhkan dan dilakukan oleh setiap insan manusia, karena berkomunikasi merupakan dasar interaksi antar manusia untuk memperoleh kesepakatan dan kesepahaman yang dibangun untuk mencapai suatu tujuan yang maksimal diantara kedua nya. Untuk mencapai usaha dalam berkomunikasi secara efektif, maka sebaiknya kita harus mengetahui sejumlah pemahaman dan persoalan yang terjadi dalam proses berkomunikasi itu sendiri. 

    
  Jenis dan Proses Komunikasi

•   Komunikasi Linear

Model komunikasi ini dikemukakan oleh Claude Shannon dan Warren Weaver pada tahun 1949 dalam buku The Mathematical of Communication. Mereka mendeskripsikan komunikasi sebagai proses linear karena tertarik pada teknologi radio dan telepon dan ingin mengembangkan suatu model yang dapat menjelaskan bagaimana informasi melewati berbagai saluran (channel). Hasilnya adalah konseptualisasi dari komunikasi linear (linear communication model). Pendekatan ini terdiri atas beberapa elemen kunci: sumber (source), pesan (message) dan penerima (receiver). Model linear berasumsi bahwa seseorang hanyalah pengirim atau penerima. Tentu saja hal ini merupakan pandangan yang sangat sempit terhadap partisipan-partisipan dalam proses komunikasi.

• Model interaksional 

Model interaksional dikembangkan oleh Wilbur Schramm pada tahun 1954 yang menekankan pada proses komunikasi dua arah di antara para komunikator. Dengan kata lain, komunikasi berlangsung dua arah: dari pengirim dan kepada penerima dan dari penerima kepada pengirim. Proses melingkar ini menunjukkan bahwa komunikasi selalu berlangsung. Para peserta komunikasi menurut model interaksional adalah orang-orang yang mengembangkan potensi manusiawinya melalui interaksi sosial, tepatnya melalui pengambilan peran orang lain. Patut dicatat bahwa model ini menempatkan sumber dan penerima mempunyai kedudukan yang sederajat. Satu elemen yang penting bagi model interkasional adalah umpan balik (feedback), atau tanggapan terhadap suatu pesan.   

   Sebagai suatu proses, komunikasi mempunyai persamaan dengan bagaimana seseorang mengekspresikan perasaan, hal-hal yang berlawanan (kontradiktif), yang sama (selaras, serasi), serta meliputi proses menulis, mendengarkan, dan mempertukarkan informasi.

  Menurut Bovee dan Thill, proses komunikasi terdiri atas enam tahap, yaitu:

1.            Pengirim mempunyai suatu idea tau gagasan.

2.            Pengirim mengubah ide menjadi suatu pesan.

3.            Pengirim menyampaikan pesan.

4.            Penerima menerima pesan.

5.            Penerima menafsirkan pesan.

6.            Penerima memberi tanggapan dan mengirim umpan balik kepada pengirim.

Komunikasi Efektif

Sebuah komunikasi yang efektif membutuhkan kejernihan pesan, kelengkapan pesan, ekspresi wajah, kontak mata, postur tubuh, dan penampilan fisik secara eksternal. Di era modern ini mungkin nampak 'tolol' melihat seseorang berusaha menciptakan kesadaran komunikasi. Banyak di antara kita memberi sedikit perhatian pada hal ini tetapi kenyataanya komunikasi ini terus berlangsung, tak peduli siapa Anda, jika Anda tidak bisa berkomunikasi dengan semestinya maka tak seorangpun akan mendengarkan Anda. Jadi komunikasi merupakan sebuah asset penting sebagai tambahan untuk kepribadian Anda.

 

Bagiamana membangun sebuah komunikasi efektif tersebut, berikut beberapa hal yang sebaiknya jadi pertimbangan untuk dikembangkan :

• Gunakan kalimat seefektif mungkin

Uraikan isi pembicaraan dengan kalimat efektif dan langsung mengena pada sasaran. Hindari mengungkapkan informasi detail yang kurang relevan, seperti, “Tadi sebelum menuju tempat ini saya bertemu famili saya di suatu tempat….”. Biasanya lawan bicara Anda tidak akan peduli dengan informasi yang tidak berhubungan dengan topik pembicaraan. Hindari penggunaan idiom bahasa yang kurang/tidak dimengerti calon pendengar Anda.

• Jangan mengungkapkan pengulangan ide/pokok bahasan

Jika Anda ingin mengungkapkan ide, entah pada bos atau dalam suatu rapat, ketahui lebih dulu apakah ide tersebut sudah pernah diungkapkan oleh yang lain. Jika sudah, lebih baik Anda tidak usah mengungkapkannya. Karena umumnya orang tidak akan tertarik mendengarkan pengulangan sebuah ide. Dalam presentasi suatu analisa, usahakan tidak terjadi pengulangan kalimat-kalimat yang merupakan teori ataupun kesimpulan. Aturlah urutan penyampaian agar lebih fokus saat menyampaikannya.

• Jangan berbicara terlalu lambat

Tutur kata yang terlalu pelan dan lamban hanya akan membuat lawan bicara Anda bosan dan tidak sabar. Lagi pula gaya bicara Anda yang terlalu pelan akan mengesankan Anda ragu-ragu dan tidak percaya diri. Karena itu bicaralah dengan nada yang optimis dan penuh percaya diri.

• Hindari gumaman yang terlalu sering

Gumaman yang terlalu sering hanya akan mengganggu pembicaraan Anda. Lagipula lawan bicara Anda akan merasa lelah menunggu kapan pembicaraan Anda selesai. Sebisa mungkin minimalkan atau hilangkan gumaman seperti “ ehmmm…., eeee…., oooo…..", dsb. Hal ini juga akan mengurangi respek calon pendengar Anda, karena Anda dinilai tidak menguasai materi pembicaraan.

• Hindari humor yang tidak perlu

Melontarkan humor memang sah-sah saja untuk menyegarkan suasana. Namun, Anda harus tanggap membaca suasana setelah Anda mengungkapkan humor. Apakah lawan bicara Anda benar-benar terpancing tertawa atau tertawa dengan terpaksa. Atau bahkan menunjukkan wajah yang terganggu dengan humor Anda. Jika lawan bicara Anda tidak tertarik dengan humor Anda, teruskan pembiraan kembali. Jangan memaksa lawan bicara untuk mentertawakan humor Anda yang telah gagal.

Pengertian dan Karakteristik Kelompok

Kelompok adalah sekumpulan orang yang mempunyai tujuan bersama yang berinteraksi satu sama lain untuk mencapai tujuan bersama, mengenal satu sama lainnya, dan memandang mereka sebagai bagian dari kelompok tersebut. Kelompok ini misalnya adalah keluarga, kelompok diskusi, kelompok pemecahan masalah, atau suatu komite yang tengah berapat untuk mengambil suatu keputusan. Dalam komunikasi kelompok, juga melibatkan komunikasi antarpribadi. Karena itu kebanyakan teori komunikasi antarpribadi berlaku juga bagi komunikasi kelompok.

Karakteristik Umum Kelompok
Ada dua karakteristik yang melekat pada suatu kelompok, yaitu norma dan peran.
Yang akan dibahas dalam tulisan ini adalah tentang norma.
Norma adalah persetujuan atau perjanjian tentang bagaimana orang-orang dalam suatu kelompok berperilaku satu dengan lainnya. Ada tiga kategori norma kelompok, yaitu norma sosial, prosedural dan tugas. Norma sosial mengatur hubungan di antara para nggota kelompok. Sedangkan norma prosedural menguraikan dengan lebih rinci bagaimana kelompok harus beroperasi, seperti bagaimana suatu kelompok harus membuat keputusan.

Karakteristik Kelompok:
Beberapa ahli mengatakan bahwa dalam suatu kelompok terdapat ciri – ciri, yaitu :

• Terdiri dari 2 orang atau lebih


• Adanya interaksi yang terus menerus


• Adanya pengembangan identitas kelompok


• Adanya norma – norma kelompok


• Adanya diferensiasi peran


• Peran yang saling tergantung


• Produktivitas bertambah atau meningkat


• Saling membagi tujuan yang sama
  
  
  
  
  Proses terjadinya kelompok:
  =>Perasaan=>Motivasi=>Tujuan=>Interaksi=>Pembentukan=>              Perpecahan=>Penyesuaian=> Perubahan=>Perasaan

  Kekuatan Teamwork

Kerja sama dilakukan oleh sebuah tim lebih efektif daripada kerja secara individual. Menurut West (2002), Telah banyak riset membuktikan bahwa kerja sama secara berkelompok mengarah pada efisiensi dan efektivitas yang lebih baik. Hal ini sangat berbeda dengan kerja yang dilaksanakan oleh perorangan.

Setiap tim maupun individu sangat berhubungan erat dengan kerja sama yang dibangun dengan kesadaran pencapaian prestasi dan kinerja. Dalam kerja sama akan muncul berbagai penyelesaian yang secara individu tidak terselesaikan. Keunggulan yang dapat diandalkan dalam kerja sama pada kerja tim adalah munculnya berbagai penyelesaian secara sinergi dari berbagai individu yang tergabung dalam kerja tim.

Berikut poin-poin teamwork yang baik:

a. Teamwork adalah kerjasama dlm tim yang biasanya dibentuk dari beragam divisi dan kepentingan.

b. Sama-sama bekerja bukanlah teamwork, itu adalah kerja individual.

c. Filosofi teamwork: ‘saya mengerjakan apa yang Anda tidak bisa dan Anda mengerjakan apa yang saya tidak bisa.

d. Ketika berada dalam teamwork, segala ego pribadi, sektoral, deparmen harus disingkirkan.

e. Dalam teamwork yang dikejar untuk dicapai adalah target bersama, bukan individual.

f. Keragaman individu dalam teamwork memang sebuah nilai plus namun bisa menjadi minus jika tidak ada saling pengertian.

 

Definisi dan Dasar Pengambilan Keputusan

Pengambilan keputusan dapat dianggap sebagai suatu hasil atau keluaran dari proses mental atau kognitif yang membawa pada pemilihan suatu jalur tindakan di antara beberapa alternatif yang tersedia. Setiap proses pengambilan keputusan selalu menghasilkan satu pilihan final. Keluarannya bisa berupa suatu tindakan (aksi) atau suatu opini terhadap pilihan.

Definisi Pengambilan Keputusan Menurut Para Ahli:

• Menurut George R. Terry pengambilan keputusan adalah pemilihan alternatif perilaku (kelakuan) tertentu dari dua atau lebih alternatif yang ada.

• Menurut Sondang P. Siagian pengambilan keputusan adalah suatu pendekatan yang sistematis terhadap hakikat alternatif yang dihadapi dan mengambil tindakan yang menurut perhitungan merupakan tindakan yang paling cepat.

• Menurut James A. F. Stoner pengambilan keputusan adalah proses yang digunakan untuk memilih suatu tindakan sebagai cara pemecahan masalah.
  
  
  
  
  Dasar Pengambilan Keputusan :
  Menurut George R.Terry dan Brinckloe disebutkan dasar-dasar pendekatan dari pengambilan keputusan yang dapat digunakan yaitu :
  
  
  •  Intuisi
  Pengambilan keputusan yang didasarkan atas intuisi atau perasaan memiliki sifat subjektif sehingga mudah terkena pengaruh. Pengambilan keputusan berdasarkan intuisi ini mengandung beberapa keuntungan dan kelemahan.
  
  
  • Pengalaman
  Pengambilan keputusan berdasarkan pengalaman memiliki manfaat bagi pengetahuan praktis, karena pengalaman seseorang dapat memperkirakan keadaan sesuatu, dapat diperhitungkan untung ruginya terhadap keputusan yang akan dihasilkan. Orang yang memiliki banyak pengalaman tentu akan lebih matang dalam membuat keputusan akan tetapi, peristiwa yang lampau tidak sama dengan peristiwa yang terjadi kini.
  
  
  •  Fakta
  Pengambilan keputusan berdasarkan fakta dapat memberikan keputusan yang sehat, solid dan baik. Dengan fakta, maka tingkat kepercayaan terhadap pengambilan keputusan dapat lebih tinggi, sehingga orang dapat menerima keputusan-keputusan yang dibuat itu dengan rela dan lapang dada.
  
  
  •  Wewenang
  Pengambilan keputusan berdasarkan wewenang biasanya dilakukan oleh pimpinan terhadap bawahannya atau orang yang lebih tinggi kedudukannya kepada orang yang lebih rendah kedudukannya. Pengambilan keputusan berdasarkan wewenang ini juga memiliki kelebihan dan kekurangan.
  
  
  •  Logika/Rasional
  Pengambilan keputusan yang berdasarkan logika ialah suatu studi yang rasional terhadap semuan unsur pada setiap sisi dalam proses pengambilan keputusan. Pada pengambilan keputusan yang berdasarkan rasional, keputusan yang dihasilkan bersifat objektif, logis, lebih transparan, konsisten untuk memaksimumkan hasil atau nilai dalam batas kendala tertentu, sehingga dapat dikatakan mendekati kebenaran atau sesuai dengan apa yang diinginkan.
  
  

  Jenis-Jenis Keputusan Organisasi

Jenis keputusan dalam sebuah organisasi dapat digolongkan berdasarkan banyaknya waktu yang diperlukan untuk mengambil keputusan tersebut, bagian mana organisasi harus dapat melibatkan dalam mengambil keputusan dan pada bagian organisasi mana keputusan tersebut difokuskan.

Secara garis besar jenis keputusan terbagi menjadi dua bagian yaitu :

• Keputusan Rutin

Keputusan Rutin adalah Keputusan yang sifatnya rutin dan berulang-ulang serta biasanya telah dikembangkan untuk mengendalikannya.

• Keputusan tidak Rutin

Keputusan tidak Rutin adalah Keputusan yang diambil pada saat-saat khusus dan tidak bersifat rutin.

 

 

Faktor yang Mempengaruhi Pengambilan Keputusan

1.    Fisik

Didasarkan pada rasa yang dialami pada tubuh, seperti rasa tidak nyaman, atau kenikmatan. Ada kecenderungan menghindari tingkah laku yang menimbulkan rasa tidak senang, sebaliknya memilih tingkah laku yang memberikan kesenangan.

2.    Emosional

Didasarkan pada perasaan atau sikap. Orang akan bereaksi pada suatu situasi secara subjective.

3.    Rasional

Didasarkan pada pengetahuan orang-orang mendapatkan informasi, memahami situasi dan berbagai konsekuensinya.

4.    Praktikal

Didasarkan pada keterampilan individual dan kemampuan melaksanakan. Seseorang akan menilai potensi diri dan kepercayaan dirinya melalui kemampuanya dalam bertindak.

5.    Interpersonal

Didasarkan pada pengaruh jaringan sosial yang ada. Hubungan antar satu orang keorang lainnya dapat mempengaruhi tindakan individual.

6.    Struktural

Didasarkan pada lingkup sosial, ekonomi dan politik. Lingkungan mungkin memberikan hasil yang mendukung atau mengkritik suatu tingkah laku tertentu.

 

Implikasi Manajerial

Menurut kamus besar Bahasa Indonesia , kata implikasi berarti akibat. Kata implikasi sendiri dapat merujuk ke beberapa aspek yaitu salah satunya yang dibahas saat ini adalah manajerial atau manajemen.

Teori X dan Y

Teori ini dikemukakan oleh Douglas Mc. Gregor (1967) yang memiliki pandangan yang berbeda terhadap manusia yaitu pada dasarnya manusia bersifat negative (Teori X) dan bersifat positife (Teori Y) Mc. Gregor menyimpulkan bahwa pandangan seorang manajer tentang sifat manusia didasarkan pada pengelompokan asumsi tertentu dan manajer tersebut cenderung membentuk perilakunya terhadap bawahan sesuai dengan asumsi tersebut. Dalam Teori X terdapat empat asumsi , yaitu diantaranya :

1. bawahan tidk suka bekerja dan bilamana mungkin akan berusaha menghindarinya

2. karena bawahan tidak suka bekerja , mereka harus dipaksa , dikendalikan atau diancam dengan hukuman

3. bawahan akan mengelak tanggung jawab dan sedapat mungkin hanya mengikuti perintah formal

4. kebanyakan bawahan mengutamakan rasa aman (agar tidak ada alasan untuk dipecat ) dan hanya menunjukan sedikit ambisi

Sedangkan , dalam teori X diasumsikan bahwa :

1. bawahan memandang bahwa pekerjaan sama alamiyahnya dengan istirahat dan bermain

2. seseorang yang memiliki komitmen paada tujuan akan melakukan pengarahan dan pengendalian diri

3. seseorang yang biasa-biasa saja dapat belajar untuk menerima , bahkan mencari tanggung jawab

4. kreativitas yaitu kemampuan untuk membuat keputusan yang baik (pendelegasian wewenang dan tanggung jawab)

• Implikasi Manajerial Kelompok

      Kesimpulannya kelompok atau team merupakan sekumpulan individu yang cukup kecil dimana untuk berkomunikasi lebih mudah. Para anggota saling berhubungan satu sama lain dengan beberapa tujuan yang sama dan memiliki semacam organisasi atau struktur diantara mereka. Kelompok mengembangkan norma-norma, atau peraturan yang mengidentifikasi tentang apa yang dianggap sebagai perilaku yang diinginkan bagi semua anggota tersebut.

• Implikasi Manajerial dalam Pengambilan Keputusan

Proses Pengambilan Keputusan secara partisipatif dalam organisasi Rukun Tetangga(RT) merupakan Implikasi Manajerial yang sangat baik. Rendahnya kemampuan kepala RT akan berpengaruh terhadap perolehan dukungan dari masyarakat khususnya dukungan dalam pengambilan keputusan yang dikeluarkan RT setempat dengan selurh kebijakan dan program kerja pengembangan lingkungan RT setempat.

Sekian, Terima kasih